Il y a un outil que j’ai appris à utiliser il y a quelques années[1] et qui m’est vraiment très utile, au point que je me demande pourquoi il n’est pas enseigné dès le lycée, tellement il est simple et applicable dans toutes les situations.

Le problème

Quand on travaille avec quelqu’un sur un projet, il y a toujours un truc qui finit par coincer. C’est inévitable : on doit faire face à des surprises, des incompréhensions, des malentendus, et ça crée des aigreurs, de la perte de temps, parfois de la rancoeur.

Très souvent, ça vient du fait qu’on n’a pas pris le temps de discuter du projet avant de le commencer, et qu’on a tendance à imaginer que l’autre pense comme nous.

La solution : l’alliance co-créée

La solution est super simple, et on l’a appelée Alliance co-créée ou (Designed Alliance en anglais). Ça consiste à passer quelques minutes avec le/la/les collègue(s) qui vont travailler ensemble pour faire ensemble une alliance co-créée. On se pose ensemble dans une salle de réunion, si possible avec un paper-board. On désigne un animateur, peu importe qui. Objectif : poser quelques questions, y répondre, dégager un consensus parmi les participants, noter le consensus, passer à la question suivante. Parfois, le consensus est une liste de points listés par les participants

Les questions

  1. Quel est l’enjeu de ce projet pour moi, pour le groupe ? (Variante : comment définit-on le succès de ce projet ?) Question fondamentale et sujet de bien des malentendus, car chacun a un enjeu dans la réussite du projet qui est un peu différent de celui des autres. Apprendre un nouveau domaine ? Consolider sa place dans un nouveau poste ? Avancer vite pour pouvoir passer à un truc plus passionnant ou plus stratégique ? C’est très variable et c’est important de mettre ça sur le tapis. En plus, c’est inspirant : ça permet de commencer le projet d’un bon pied, avec optimisme.
  2. De quoi ai-je besoin pour que ça se passe bien ? C’est une question importante et qui nécessite de bien se connaître pour y apporter une réponse rapide. Par exemple, à titre personnel, j’ai besoin de bienveillance, de bonne humeur et d’esprit d’équipe.
  3. Qu’est-ce qu’il faut savoir pour bien bosser avec moi ? Ca peut être les choses que je ne supporte pas, ou mes habitudes. Par exemple : “Je suis distrait, j’oublie parfois des choses, il ne faut pas hésiter à me rappeler des trucs si on n’est pas sûr que j’ai bien noté. Promis, je ne me vexerais pas !”
  4. Quels outils va-t-on utiliser pour se coordonner ? L’occasion de parler des mails, des SMS, du téléphone (si on aime ou pas), si on préfère les réunions IRL. Il peut y avoir un petit aspect négociation dans cette question (et dans d’autres), pour se mettre d’accord.
  5. Comment on fait si ça ne se passe pas bien ? Dans tous les projets, même avec l’alliance co-créée, il va y avoir des malentendus, des bévues, des erreurs, de la frustration. Comment fait-on pour en parler ? Pour ma part, je préfère qu’on en parle le plus vite possible, honnêtement, sans témoins, si possible IRL ou sinon au téléphone, mais surtout pas par mail. Et si possible avec bienveillance ;-) [2].

Cette liste de questions n’est pas exhaustive : on peut en rajouter d’autres si nécessaire, demander à la cantonade si quelqu’un en a une à poser au groupe, et on y répond. En substance, l’idée de fond est d’aborder les points nécessaires avant de commencer à travailler ensemble.

Ensuite, on relit le paper-board ensemble pour valider qu’on est tous d’accord. Le modérateur transcrit le document et l’envoie par mail aux participants. On convient de mettre à jour l’alliance ainsi co-créée chaque fois que nécessaire, aussi bien pour enlever ce qui n’est plus nécessaire que de rajouter ce qui mérite de l’être. L’alliance co-créée pour le projet est un document vivant ! Pour chaque nouveau projet, on refait une alliance. Avec l’habitude, ça vient super vite !

Les domaines d’application

L’alliance co-créée est utilisable dans toute la vie. Au boulot, bien sûr. Je l’ai utilisée chez Mozilla (où j’ai appris l’outil), chez Cozy, chez Qwant. Mais c’est aussi très utile avec son conjoint (ça m’a sauvé plusieurs fois en particulier pour des soirées où nous n’avions pas les mêmes envies) et ses enfants. C’est simple, c’est super efficace. Ce qui est important, c’est que ça marche mieux avant de commencer un projet : ça n’est pas un outil à utiliser pendant une crise…

Notes

[1] Chez Mozilla, j’ai suivi le cycle de formation en coaching CTI.

[2] Un de ces jours je ferai un billet sur la Communication Non Violente. J’aime l’approche de David Servan-Schreiber : “le premier principe de la CNV est de remplacer tout jugement par une observation objective, afin d’éviter les réactions habituelles de son interlocuteur face à une critique. Le second principe est d’éviter tout jugement sur son interlocuteur pour ne parler que de ce que l’on ressent, l’autre ne pouvant contester cela. L’effort consiste alors à décrire la situation en commençant ses phrases par « je », pour être « dans l’authenticité et l’ouverture »”