J’ai un projet perso qui implique de faire une toute petite base de données. Il y a très longtemps, j’utilisais FileMaker Pro[1], et j’avais bien aimé. Encore avant, sur Apple ][, c’était PFS:File[2], deux produits No code (n’impliquant pas de programmation) et particulièrement simples permettant de faire des formulaire pour stocker et retrouver de l’information sur un ordinateur. Entre temps, le Web a été créé et j’ai deux ordinateurs, dont l’un tient dans ma poche. C’est peu dire que les temps ont changé ! Du coup, j’ai demandé sur Twitter quels produits ils utiliseraient et recommanderaient pour ce genre d’usage en 2022. Merci à ceux qui ont pris le temps de me répondre !

Deux produits sont ressortis : Notion.so et Airtable. Les deux sont en modèle SaaS C’est à dire qu’ils s’utilisent depuis le navigateur Web et disposent d’une application mobile (je n’ai vérifié que sur iOS, mais j’imagine qu’il en est de même sur Android). Coté tarification, ce sont tous deux des produits freemium, c’est à dire qu’ils sont gratuits à l’usage, mais pour disposer des fonctionnalités avancées, il faut prendre un abonnement.

Notion.so

Copie d'écran Notion

Notion est un produit un peu hybride, un genre de logiciel de prise de notes combiné à un wiki augmenté avec des capacités à gérer des bases de données. C’est assez polymorphe, avec des usages assez incroyables. Je n’ai que très peu d’expérience avec Notion, mais c’est un logiciel très tentant par la puissance qui se dégage et sa simplicité d’utilisation. J’ai un peu l’impression d’avoir trouvé un “logiciel qui fait tout” !

Le prix de Notion est raisonnable. Gratuit donc pour les usages simples et individuels, on passe à 48 $ par an ou 5 $ par mois pour une version individuelle avec stockage illimité, et 96 € par an ou 10 $ par mois par personne pour un travail en équipe.

Notion a pour lui quelque chose qui peut faire pencher la balance, c’est qu’il existe une alternative libre (licence AGPL v3) appelée AppFlowy. En effet, l’approche SaaS est intéressante pour commencer : au début c’est gratuit, et on n’a pas à se préoccuper de l’installation, de l’hébergement. Et du coup on commence à stocker de plus en plus de choses, à utiliser de plus en plus de fonctionnalités, avec de plus en plus de collègues, et on passe donc à l’abonnement payant, qui a tendance à devenir de plus en plus cher au fur et à mesure qu’on ne peut plus s’en passer. C’est normal, c’est fait pour ça. L’existence d’une alternative en logiciel libre et donc auto-hébergeable est une excellente chose, en particulier en terme de confidentialité. N’oublions pas qu’avec le CLOUD Act[3], nos données stockées par des prestataires américains sont susceptibles d’être silencieusement siphonnées par l’État américain. Si votre business est sensible ou le devient, c’est un problème majeur. AppFlowy permet de quitter Notion si vous le souhaitez, pour des raisons de prix ou de confidentialité, sans devoir arrêter de s’en servir…

Airtable

Copie d'écran Airtable

Airtable est plus centré sur la notion de base de données et donc le stockage de données structurées (comme des fiches). Par défaut, les fiches sont comme des lignes dans un tableau Excel ou LibreOffice Calc. C’est ce qu’ils appellent la vue en grille (Grid View). Mais on peut aussi faire des formulaire par exemple pour des sondages sur Internet, présenter l’information sous forme de calendrier, de galerie, de tableau Kanban (comme des post-ins qu’on déplace de colonne en colonne), une timeline ou un diagramme de Gantt.

Niveau prix, on est à un niveau un peu supérieur à Notion, avec toujours la gratuité pour commencer, un premier tarif à 120 $ par an par personne (ou 12 $ par mois en payement mensualisé) et un deuxième niveau à 240 $ par an (ou 24 $ par mois) par personne pour les fonctionnalités très avancées.

Alors, Notion ou Airtable ?

Les deux logiciels sont très séduisants. Ils peuvent être un peu impressionnants au début, vue leur richesse fonctionnelle, mais leur ergonomie est vraiment excellente. Gros défaut, ils ne semblent être disponibles qu’en anglais, ce qui peut rebuter certains.

La grosse différence entre les deux, c’est le périmètre fonctionnel : même si les deux permettent de faire des bases de données, Airtable est vraiment centré sur cette approche, et ça permet de faire un outil qui me semble un peu plus facile à appréhender.

À l’inverse, Notion est plus souple, avec un périmètre plus large, il sera utilisable pour plus d’usages parfois très différents les uns des autres, par exemple pour prendre des notes, partager des informations non structurées en équipe, tout en gérant des données structurées dans des tableaux.

À titre personnel, je pense que je vais partir vers Airtable. J’avais déjà essayé Notion il y a quelques mois, mais son coté tentaculaire m’a à la fois séduit et rebuté : je redoute d’y passer trop de temps, attiré que je serais par toutes ses autres fonctionnalités. Mais cette exploration fera que j’y reviendrai sûrement, plus tard !

Notes

[1] Il existe toujours et la première version est sortie en 1985 !

[2] Le machin est sorti en 1982 !

[3] Comme le dit Wikipédia, « Critiquée par certaines associations de défense de la vie privée, cette loi permet notamment aux instances de justice américaines de solliciter auprès des fournisseurs de services opérant aux États-Unis, les communications personnelles d’un individu sans que celui-ci en soit informé, ni que son pays de résidence ne le soit, ni que le pays où sont stockées ces données ne le soit. »